5 Erreurs courantes dans les messages téléphoniques et comment les éviter

Un message téléphonique bien conçu peut définir le ton d'une expérience client positive.

C'est souvent la première interaction qu'un appelant à avec votre entreprise, il est donc crucial de bien le réaliser.

Cependant, de nombreuses entreprises commettent des erreurs simples mais significatives qui peuvent nuire à leur image professionnelle.

Voici 5 erreurs courantes dans les messages téléphoniques

1. Manque de clarté et de professionnalisme

Un message téléphonique doit être clair, concis et professionnel.

Une erreur courante est d'utiliser un langage informel ou un ton peu soigné qui peut confondre ou éloigner les appelants.

C'est particulièrement problématique dans les environnements professionnels ou de service à la clientèle où les premières impressions comptent.

Comment l'éviter :

Assurez-vous que votre script est bien rédigé avec un langage clair et direct.

Engager une société professionnelle de voix off peut également faire une différence significative, car elle peut livrer le message avec le bon ton et l’inflexion appropriée, renforçant ainsi le professionnalisme de votre marque.

2. Messages trop longs

Dans le monde rapide d'aujourd'hui, les gens valorisent leur temps.

Un message téléphonique trop long peut frustrer les appelants, les poussant à raccrocher avant même d'avoir atteint l'information dont ils ont besoin.

Surcharger votre message de détails ou d'informations inutiles est un moyen sûr de perdre des clients potentiels.

Comment l'éviter :

Gardez votre message court et précis.

Concentrez-vous sur la fourniture des informations essentielles telles que le nom de votre entreprise, le département atteint par l'appelant et une option pour parler à un représentant ou laisser un message.

Visez un message qui dure moins de 30 secondes.

3. Informations non mise à jour

Une autre erreur courante est de ne pas mettre à jour régulièrement votre message répondeur.

Si votre message contient des informations obsolètes, telles que des heures d'ouverture incorrectes, des promotions anciennes ou les noms des employés qui ne travaillent plus là, cela peut entraîner confusion et méfiance envers votre entreprise.

Comment l'éviter :

Révisez et mettez à jour régulièrement votre message téléphonique pour vous assurer que toutes les informations sont actuelles et précises.

Programmez un rappel pour vérifier votre message au moins une fois par trimestre ou chaque fois qu'il y a un changement significatif dans votre entreprise.

4. Voix off monotone ou peu enthousiaste

La voix off de votre message téléphonique est tout aussi importante que son contenu.

Une voix monotone ou peu enthousiaste peut donner l'impression que votre entreprise est désintéressée ou peu accueillante, laissant une impression négative aux appelants.

Comment l'éviter :

Utilisez un ton vivant, amical et professionnel dans votre message.

Envisagez de faire appel à une société professionnelle de voix off spécialisée dans la création de messages répondeur dynamiques et invitants.

5. Absence d'appel à l'action

Un message répondeur sans appel à l'action (CTA) peut laisser les appelants incertains quant à ce qu'ils doivent faire ensuite.

Que ce soit pour appuyer sur un numéro spécifique pour atteindre un département ou laisser un message, le CTA doit guider l'appelant vers l'étape suivante de son interaction avec votre entreprise.

Comment l'éviter :

Incorporez un CTA clair et concis dans votre message.

Par exemple, "Appuyez sur 1 pour parler à un représentant du service client" ou "Laissez un message après le bip, et nous vous répondrons dans les 24 heures."

Cela aide à s'assurer que les appelants savent exactement quoi faire ensuite.

Conclusion

Éviter ces erreurs courantes dans votre message répondeur peut améliorer considérablement le professionnalisme de votre entreprise et l'expérience client.

En mettant l'accent sur la clarté, la brièveté, les informations à jour, une livraison engageante et des CTA clairs, vous pouvez créer une première impression positive qui résonne avec vos appelants.

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