Meilleur message d’accueil téléphonique de messagerie vocale professionnelle

Vous souvenez-vous de cette scène de Friends lorsque Phoebe appelle une compagnie de téléphone et est mise en attente pendant deux jours d'affilée ?

Imaginez à quel point cela aurait été plus facile si elle avait trouvé les informations dont elle avait besoin via la messagerie vocale de l'entreprise lors de l'appel.

Bien que cette messagerie vocale générique ait constitué un excellent matériel de sitcom, elle aurait pu couter des revenus à votre entreprise et endommager votre marque si le scénario s'était déroulé dans la vie réelle.

Les messages d'accueil téléphonique de la messagerie vocale professionnelle sont souvent le premier contact entre vous et des clients potentiels.

Ils peuvent aider à augmenter les taux d'acquisition de clients même lorsque vous n'êtes pas au téléphone et en dehors des heures de bureau.

Surtout si vous faites partie des propriétaires de petites et moyennes entreprises qui manquent environ 1/3 des appels passés à votre lieu de travail.

Organiser des messages d'accueil téléphonique affecte intrinsèquement la façon dont votre client perçoit votre entreprise et votre service client.

De même, un message d'accueil de messagerie vocale peu enthousiaste, plat ou long peut être un obstacle majeur pour ceux qui cherchent à tendre la main.

Imaginez à quel point vous pouvez accélérer votre activité lorsque les clients obtiennent les réponses dont ils ont besoin au lieu d'être refusés simplement parce que c'était le lendemain de Noël ou de la fête du Travail !

Vous trouverez ci-dessous tous les détails sur la création de messages d'accueil téléphonique qui adhèrent à la vision de votre entreprise.

Que dire pour votre messagerie vocale professionnelle

Avant de commencer la recherche des meilleurs messages d'accueil de messagerie vocale pour votre entreprise, prenez le temps de répondre à certaines de ces questions sur ce qu'est une bonne messagerie vocale pour vous.

Quels objectifs attendez-vous qu'il accomplisse pour votre entreprise ?

Les meilleures salutations téléphoniques professionnelles sont :

• ✓ Court et succinct
• ✓ Basé sur la recherche de clients
• ✓ Conçu pour réduire le temps d'appel
• ✓ Destiné à fournir des informations rapides
• ✓ Adapté aux besoins des clients
• ✓ En phase avec votre image de marque et votre vision
• ✓ Constitué d'informations majoritaires de votre clientèle appelez à acquérir

Maintenant que vous savez ce que toute bonne messagerie vocale professionnelle devrait viser à offrir, voici quelques éléments à inclure dans vos messages vocaux :

1. Simplicité

Toute information que vous fournissez dans un message vocal doit être courte et précise.

Mentionnez l'entreprise/le service ou la personne que l'appelant a contactée pour s'assurer que le client sait qu'il a les bonnes coordonnées.

Excusez-vous toujours d'avoir manqué leur appel, en montrant que vous appréciez leur temps et leurs efforts.

2. Les phrases

En se référant à nouveau à l'incident de Phoebe ici, les termes clichés peuvent être un obstacle majeur pour les clients qui appellent pour rechercher des informations sur votre entreprise.

Indiquer uniquement « Vous avez atteint XYZ » ou « Votre appel est important pour nous » sont d'excellents exemples de ce qu'il ne faut pas dire dans vos messages d'accueil téléphonique.

Des déclarations génériques comme celles-ci ne fournissent pas suffisamment d'informations aux appelants et ne définissent pas non plus les étapes suivantes qu'ils peuvent suivre pour obtenir plus d'informations ; essentiellement, ils ne font rien pour améliorer l'expérience de vos clients.

Incluez des termes originaux dans votre message d'accueil et faites attention au libellé que vous choisissez.

3. Cohérence avec l'image de marque

N'oubliez pas que les messages d’accueil téléphonique sont votre première ligne de défense lorsque vous convertissez un client potentiel en client payant.

Les messages d’accueil téléphonique qui reflètent votre vision en tant que marque peuvent doubler en efforts de marketing s'ils sont correctement exécutés.

Par exemple, le message d’accueil téléphonique et le choix de la musique d'attente dans une quincaillerie doivent être intrinsèquement différents de la messagerie vocale professionnelle qui accueille les appelants dans un restaurant ou un service de spa.

Assurez-vous que vos messages d'accueil téléphonique sont adaptés pour donner aux appelants un échantillon de l'ambiance de votre entreprise et fournir des conseils.

Cela semblera plus pertinent pour vos clients et c'est un excellent moyen d'entrer en résonance avec eux sur le plan personnel.

4. Numéros alternatifs pertinents

Les clients peuvent appeler le service d'assistance téléphonique d'une entreprise pour un certain nombre de raisons.

Identifier ces raisons et les nommer dans une liste d'index concise peut aider votre client à atterrir au bon endroit.

Offrez des options à vos appelants telles que :

• ✓ Numéros de contact du service de remplacement
• ✓ E-mail pertinent pour poser des questions ou résoudre des réclamations
• ✓ Poignées de médias sociaux où un représentant de la marque peut être contacté
• ✓ Numéros de contact d'urgence tels que le contrôle antipoison, les pompiers ou les services de santé

L'inclusion de ce qui précède dans votre message d'accueil augmentera les chances de résoudre le problème de l'appelant dès la première tentative.

Si le problème persiste, effectuez un appel de suivi pour résoudre le problème en question.

C'est également une excellente occasion de recevoir des commentaires précieux sur votre messagerie vocale professionnelle et d'améliorer votre service.

5. Un appel à l'action

Inclure un appel à l'action dans votre messagerie vocale professionnelle est un excellent moyen de garder le client engagé sur appel.

Faites en sorte qu'il soit facile pour eux d'appeler un autre numéro en appuyant simplement sur un bouton ou en planifiant une heure ultérieure pour que vous retourniez l'appel.

Même leur demander de laisser un message peut vous fournir les informations dont vous avez besoin pour prendre contact.

Vous fournirez la prochaine étape à votre client tout en augmentant vos chances d'obtenir les affaires du client. Ça s'appelle faire d'une pierre deux coups !

Meilleures message de messagerie vocale professionnelle

Connaître vos appelants est l'une des étapes essentielles que vous pouvez suivre pour créer les meilleurs messages d'accueil de messagerie vocale pour votre entreprise.

Passer du temps à rechercher vos clients est un investissement qui porte ses fruits à long terme.

Assurez-vous de tenir compte de la tranche d'âge générale de vos clients, de leurs préférences linguistiques et de tout besoin géographique auquel vous devez être sensible.

La messagerie vocale qui accueille vos clients doit équilibrer simplicité et originalité tout en servant son objectif principal.

Le ton de voix que vous employez parle plus fort que vos phrases ; envisagez de faire appel à un professionnel pour enregistrer les messages d'accueil téléphonique.

Ils peuvent donner un ton professionnel à vos salutations et rehausser l'image de votre marque.

Une autre chose à considérer est d'utiliser une voix off masculine plutôt qu'une voix off féminine pour les messages d'accueil de votre entreprise.

Sachez à quel service le message d'accueil est destiné, par exemple, le service client.

Les esprits peuvent s'emballer lorsqu'un client appelle pour enregistrer une plainte ou un problème. Par conséquent, la façon dont vous abordez cela devrait différer de votre message vocal joyeux de vacances.

Tenez compte de la durée de conservation de vos messages d'accueil et n'hésitez pas à changer les choses de temps en temps, en particulier pour les vacances et les célébrations nationales.

C'est aussi une bonne idée de mentionner les horaires d'ouverture des magasins/entreprises car c'est la principale raison de la plupart des appels.

Choisir de bons comédiens de voix off peut être délicat. Voici dix qualités à rechercher lors de l'embauche d'un professionnel de la voix off.

Personnalisez ces modèles de messagerie vocale professionnelle de base indiqués ci-dessous en fonction de votre créneau commercial et des préférences spécifiques de vos clients :

La messagerie vocale classique

Ces deux sont parfaits pour la plupart des modèles d’entreprise et peuvent être adoptés par les petites ou les grandes entreprises.

Exemple 1 : « Chez [votre entreprise], nous sommes très heureux que vous nous ayez contacté. Vos préoccupations et questions sont importantes pour nous. Laissez-nous un message, et nous vous répondrons dès que possible. Passe une bonne journée!"

"Vous avez atteint [nom de l'entreprise]. Ce sont des clients comme vous qui nous permettent de continuer en tant qu’entreprise ! Laissez-nous un message ou envoyez-nous un e-mail à l'adresse [Nom de l'entreprise.com], et nous vous contacterons bientôt !

Service Clients

Exemple : "Merci d'avoir appelé notre service d'assistance téléphonique. Malheureusement, en ce moment, tous nos opérateurs sont occupés. Veuillez nous laisser un message sur la raison de votre appel, et nous vous répondrons dès que possible. Pour toute question, connectez-vous maintenant à notre site Web et consultez la FAQ. S'il s'agit d'une urgence, voici le numéro des services d'urgence de votre région. Merci."

Messages vocaux spécifiques à l'industrie

Coiffeur : « Vous avez atteint le salon de coiffure de [nom de l'entreprise ici]. Malheureusement, nous ne pouvons pas répondre au téléphone pour le moment car nous sommes tous occupés à choyer nos clients en ce moment. Laissez-nous votre nom et votre numéro, et nous vous contacterons en un clin d'œil ».

Cabinet d'avocats : "C'est [nom de l'associé] chez [nom de l'entreprise], je ne peux pas répondre au téléphone pour le moment. Laissez-moi un message ou envoyez-moi un e-mail à [nom de l'entreprise].com. Parce que vous savez comment les avocats préfèrent mettre les choses par écrit de toute façon !

Messages vocaux de vacances

Action de grâce : « Salut ! Vous avez joint [nom de l'entreprise], mais en ce moment, nous avons eu un peu trop de tartes à la citrouille et il est difficile d'atteindre le téléphone. Laissez-nous un message, et nous vous reviendrons certainement avec les restes !”

Vacances : "C'est [nom de l'entreprise], et nous profitons des festivités en ce moment. Pour toute question, vous pouvez nous envoyer un e-mail sur [Nom de l'entreprise]@.com. Notre boutique ouvre le 6 janvier à 8h après les vacances. À plus tard!"

Messagerie vocale d'entreprise spécialisée

Magasin de fournitures artisanales/spécialisées : « Bonjour, joyeux artisans ! Nos mains sont pleines de colle, de bave et de tout ce qui est agréable en ce moment. Laissez-nous votre nom et vos coordonnées, et nous ne manquerons pas de vous rappeler dès que possible. Bon bricolage !"

Magasin de bougies personnalisé : « Vous êtes chez [nom de l'entreprise], et nous sommes fermés pour le moment. Vous savez ce qu'on dit à propos d'une bouilloire surveillée ! Laissez-nous un message en vous connectant à [compte réseaux sociaux] pour réserver votre commande.

Consultez cet article pour en savoir plus sur la création des salutations idéales pour les lignes de votre entreprise.

Pourquoi les messages d'accueil professionnels de la messagerie vocale sont importants

Lorsqu'ils sont utilisés avec tact, les messages vocaux peuvent être un atout pour attirer de nouveaux clients et mieux fidéliser les anciens.

Voici quelques façons dont les messages d'accueil téléphonique peuvent aider à stimuler les affaires :

1.Touche personnelle :

Les recherches montrent que jusqu'à 60 % des clients préfèrent appeler une entreprise locale après l'avoir trouvée sur Google.

Les messageries vocales professionnelles peuvent faire exactement cela. Ils donnent à votre entreprise une touche humaine personnelle et la distinguent des autres entreprises concurrentes.

Le temps et les efforts que vous consacrez à la création d'excellents messages d'accueil expriment la valeur que vous accordez à vos clients et à leur temps.

2. Service client

Le service client est un autre aspect qui devrait s'améliorer par rapport aux messages d'accueil téléphonique impressionnants.

Environ 65 % des clients déclarent qu'ils seront plus enclins à acheter et à payer pour des produits d'une marque offrant un excellent service client.

Vous ne pouvez pas vous permettre de laisser passer ces ventes ! Surtout lorsque l'amélioration du service client est aussi simple que la création de messages vocaux bien documentés pour votre entreprise.

95 % des consommateurs déclarent qu'un excellent service client joue un rôle majeur dans leur fidélité à une entreprise.

3. Retour sur investissement incroyable

Les messageries vocales professionnelles sont un moyen relativement économique de gérer votre service client et d'améliorer la fidélisation de la clientèle.

Considérez ce que vous dépensez pour embaucher, former et fidéliser des équipes de service client et comparez cela avec l'enregistrement de messages d'accueil téléphonique

Bien que les messages vocaux ne puissent pas remplacer une équipe, ils peuvent sans aucun doute sous-traiter certaines tâches banales en redirigeant les clients et en répondant aux questions fréquemment posées.

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages que les messageries vocales professionnelles peuvent apporter à votre entreprise.

Considérez chaque message vocal que votre client entend comme une opportunité de lui présenter votre vision d’entreprise et abordez-la avec le même enthousiasme.

Améliorez vos messages vocaux professionnels

Les messages d'accueil téléphonique pour votre entreprise peuvent sembler être une fonctionnalité non pertinente, mais comme on dit, le diable est dans les détails !

Ces détails, petits et grands, peuvent permettre à votre entreprise de se démarquer de vos concurrents et de laisser une impression favorable sur vos clients, dès le départ.

Assurez-vous de ne laisser aucun client laisser passer votre entreprise simplement parce qu'il a eu une rencontre décourageante avec votre messagerie vocale.

Nos équipes chez Amazing Voice sont spécialement formées pour aider les entreprises à enregistrer de superbes voix off professionnelles qui peuvent aider à booster votre entreprise.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour discuter des tarifs et de la façon dont nos services de voix off peuvent vous aider à créer des messages d'accueil.

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